Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Bitte lesen Sie folgendes sorgfältig, um unsere Ansichten und Praktiken bezüglich Ihrer persönlichen Daten zu verstehen und wie wir diese behandeln werden. Für die Zwecke der Datenschutzgesetze ist der Datenschutzbeauftragte der Heinicke Consulting verantwortlich. Sie können uns per e-mail kontaktieren: privacy@heinicke-consulting.com.

Wer wir sind und was wir tun

Wir sind ein Personalvermittlungsbüro und Rekrutierungsunternehmen.

Wir sammeln die persönlichen Daten der nachfolgenden Personen für unsere Arbeit:

Potenzielle und platzierte Kandidaten für dauerhafte oder befristete Arbeitsstellen;
Interessenten und Live-Kundenkontakte;
Kontakte von Lieferanten zur Unterstützung unserer Dienstleistungen;
Angestellte, Berater, Zeitarbeiter;

Wir sammeln Informationen über Sie zur Realisierung unserer Kerngeschäfts- und Nebentätigkeiten.

Arten der verarbeiteten Daten

Bestandsdaten (z.B., Personen-Stammdaten, Namen oder Adressen).
Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern).
Inhaltsdaten (z.B., Texteingaben, Fotografien, Videos).
Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen).

Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden Informationen über Sie Folgendermaßen:zur Erfüllung unserer Verpflichtungen der Verträge, die wir beabsichtigen, zwischen Ihnen und uns einzugehen oder eingegangen sind. Auch um Ihnen die Informationen, Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns anfordern, oder von denen wir denken, dass diese für Sie von Interesse sein können, weil Sie relevant für ihre Karriere oder Ihre Organisation sind. Wir senden Ihnen Informationen über andere Waren und Dienstleistungen, die wir anbieten und die denen ähneln, die Sie bereits gekauft haben, die ihnen angeboten wurden oder über die Sie sich erkundigt haben. Der Kerndienst, den wir unseren Kandidaten und Kunden anbieten, ist die Vorstellung von Kandidaten für unsere Mandanten zum Zweck der befristeten oder dauerhaften Einstellung. Allerdings erweitert sich unser Service auf die Unterstützung von Personen während ihrer gesamten Karriere, wie auch die Unterstützung der Unternehmen in deren Haupt-Resourcing-bedürfnissen und Strategien.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Für Nutzer aus dem Geltungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), d.h. der EU und des EWG gilt, sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, Folgendes:

Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO;

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Die Rechtsgrundlage für die erforderliche Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung von Daten zu anderen Zwecken als denen, zu denen sie ehoben wurden, bestimmt sich nach den Vorgaben des Art 6 Abs. 4 DSGVO. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten (entsprechend Art. 9 Abs. 1 DSGVO) bestimmt sich nach den Vorgaben des Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

Unsere legitimen Geschäftsinteressen

Unsere berechtigten Interessen bei der Erstellung und Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten werden hier beschrieben:

Als Recruitment Business und Personalberatungsfirma stellen wir Kandidaten für dauerhafte Einstellung, befristete Arbeitsvermittlung oder selbständige Arbeitsverträge vor. Der Austausch personenbezogener Daten unserer Kandidaten und unserer Kunden ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses. Um die Karriereziele unserer Kandidaten und die Bedürfnisse unserer Kunden zu unterstützen, benötigen wir eine Datenbank mit den persönlichen Daten von Bewerbungen und Kunden, diese beinhaltet historische Informationen sowie aktuelle Einstellungsanforderungen. Um unser Geschäft zu pflegen, zu erweitern und weiterzuentwickeln, müssen wir die persönlichen Daten von potenziellen Kandidaten und Kundenkontakten aufzeichnen.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern, gemeinsam Verantwortlichen und Dritten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern, gemeinsam Verantwortlichen oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Nutzer eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).

Sofern wir Daten anderen Unternehmen unserer Unternehmensgruppe offenbaren, übermitteln oder ihnen sonst den Zugriff gewähren, erfolgt dies insbesondere zu administrativen Zwecken als berechtigtes Interesse und darüberhinausgehend auf einer den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden Grundlage.

Offenlegung Ihrer Informationen innerhalb und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

Wir teilen Ihre persönlichen Daten mit: jedem Mitglied unserer Gruppe sowohl im EWR als auch außerhalb des EWR.

Ausgewählten dritten Parteien, einschließlich:Kunden zum Zweck der Vorstellung von Kandidaten für Sie; Kandidaten zum Zweck der Organisation von Interviews und Anstellungen; Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten und Subunternehmer für die Erfüllungs- und Einhaltungs-Verpflichtungen jedes Vertrags, den wir mit denen oder Ihnen eingehen; Subunternehmer einschließlich E-Mail-Marketing-Spezialisten, Veranstalter, Zahlungs- und andere Finanzdienstleister

Die von Ihnen erfassten Dateien können an einen Bestimmungsort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übertragen und dort gespeichert werden. Für die Zwecke unserer Dienstleistungen als Personalberater können die Dateien an Dritte außerhalb der EWR sowie Franchise-Büros übertragen werden. Sie können/werden auch von Mitarbeitern bearbeitet, die außerhalb des EWR tätig sind und für uns oder für einen unserer Lieferanten arbeiten. Dazu gehören Mitarbeiter, die, unter anderem, im Bereich der Personalberatung sowie in Unterstützungsleistungen beschäftigt sind. Mit der Übermittlung Ihrer persönlichen Daten erklären Sie sich mit dieser Übertragung, Speicherung oder Verarbeitung einverstanden. Antal International wird alle erforderlichen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung behandelt werden.

Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollständig sicher. Obwohl wir unser Bestes tun werden, um Ihre persönlichen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer Daten, wenn Sie auf unsere Webseite übermittelt werden nicht garantieren; jede Übertragung erfolgt auf eigene Gefahr. Sobald wir Ihre Informationen erhalten haben, werden wir strenge Verfahren und Sicherheitsfunktionen anwenden, um zu versuchen, unbefugten Zugriff zu verhindern.

Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

Zustimmung

Falls wir die Einwilligung zur rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer Daten möchten oder brauchen sollten, werden wir Ihre Einwilligung mündlich, per E-Mail oder durch einen Online-Prozess für die spezifische Aktivität, für die wir eine Einwilligung benötigen, beantragen und speichern Ihre Antwort auf unserem System. Soweit die Einwilligung die rechtmäßige Grundlage für unsere Verarbeitung ist, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zu dieser besonderen Verarbeitung jederzeit zu widerrufen.

Aufbewahrung Ihrer Daten und Löschung von Daten

Wir verstehen unsere gesetzliche Pflicht, korrekte Daten zu behalten und diese persönlichen Daten nur solange aufzubewahren, wie wir Sie für unsere berechtigten geschäftlichen Interessen benötigen und solange Sie damit einverstanden sind. Dementsprechend haben wir eine Benachrichtigung für unsere Datenaufbewahrung und wir führen Daten Routinen aus, um die zu entfernen, für die wir kein berechtigtes geschäftliches Interesse mehr haben.

Wir tun Folgendes, um zu versuchen, sicherzustellen, dass unsere Daten korrekt sind: bevor wir einem Kunden einen Kandidaten vorstellen, überprüfen wir, dass wir richtige Informationen über Sie haben, wir bleiben mit Ihnen in Verbindung, damit Sie uns über Änderungen Ihrer persönlichen Daten informieren können.

Wir sortieren unsere Daten, nach verschiedenen Arten für unterschiedliche Zeiträume. Die Kriterien, die wir verwenden, um festzustellen, ob wir Ihre persönlichen Daten behalten sollten, schließt ein:die Art der persönlichen Daten; seine wahrgenommene Genauigkeit; unsere gesetzlichen Verpflichtungen; ob ein Interview oder ein Praktikum arrangiert wurde; und unser Rekrutierungs-Know-how und Branchenkenntnisse nach Land, Branche und Tätigkeitsbereich.

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten die Bewerberdaten nur zum Zweck und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO sofern die Datenverarbeitung z.B. im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich wird (in Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG).

Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber uns die Bewerberdaten mitteilen. Die notwendigen Bewerberdaten sind, sofern wir ein Onlineformular anbieten gekennzeichnet, ergeben sich sonst aus den Stellenbeschreibungen und grundsätzlich gehören dazu die Angaben zur Person, Post- und Kontaktadressen und die zur Bewerbung gehörenden Unterlagen, wie Anschreiben, Lebenslauf und die Zeugnisse. Daneben können uns Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen mitteilen.

Mit der Übermittlung der Bewerbung an uns, erklären sich die Bewerber mit der Verarbeitung ihrer Daten zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens entsprechend der in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Art und Umfang einverstanden.

Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitgeteilt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Bewerbern angefragt werden, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind).

Sofern zur Verfügung gestellt, können uns Bewerber ihre Bewerbungen mittels eines Onlineformulars auf unserer Website übermitteln. Die Daten werden entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen. Ferner können Bewerber uns ihre Bewerbungen via E-Mail übermitteln. Hierbei bitten wir jedoch zu beachten, dass E-Mails grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden und die Bewerber selbst für die Verschlüsselung sorgen müssen. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen und empfehlen daher eher ein Online-Formular oder den postalischen Versand zu nutzen. Denn statt der Bewerbung über das Online-Formular und E-Mail, steht den Bewerbern weiterhin die Möglichkeit zur Verfügung, uns die Bewerbung auf dem Postweg zuzusenden.

Die von den Bewerbern zur Verfügung gestellten Daten, können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls, sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber gelöscht. Die Daten der Bewerber werden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber jederzeit berechtigt sind.

Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus dem Gleichbehandlungsgesetz genügen können. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b. (im Rahmen vertraglicher-/vorvertraglicher Beziehungen), Art. 6 Abs. 1 lit. f. (andere Anfragen) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System („CRM System“) oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.

CRM System Zoho

Wir setzen das CRM-System Zoho, Zoho Corporation, 4141 Hacienda Drive pleasanton, California 94588 ein, um Anfragen der Nutzer schneller und effizienter bearbeiten zu können (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO ).

Zoho ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TOJbAAO&status=Active).

Wenn Nutzer mit einer Datenerhebung über und einer Datenspeicherung im externen System von Zoho nicht einverstanden sind, bieten wir ihnen alternative Kontaktmöglichkeiten zur Einreichung von Service-Anfragen per E-Mail, Telefon, Telefax oder Post.

Weitere Informationen erhalten die Nutzer in der Datenschutzerklärung Zoho: https://www.zoho.com/privacy.html and https://www.zoho.com/gdpr.html

Xing

Innerhalb unseres Onlineangebotes können Funktionen und Inhalte des Dienstes Xing, angeboten durch die XING AG, Dammtorstraße 29-32, 20354 Hamburg, Deutschland, eingebunden werden. Hierzu können z.B. Inhalte wie Bilder, Videos oder Texte und Schaltflächen gehören, mit denen Nutzer Inhalte dieses Onlineangebotes innerhalb von Xing teilen können. Sofern die Nutzer Mitglieder der Plattform Xing sind, kann Xing den Aufruf der o.g. Inhalte und Funktionen den dortigen Profilen der Nutzer zuordnen. Datenschutzerklärung von Xing: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

Innerhalb unseres Onlineangebotes können Funktionen und Inhalte des Dienstes LinkedIn, angeboten durch die LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland, eingebunden werden. Hierzu können z.B. Inhalte wie Bilder, Videos oder Texte und Schaltflächen gehören, mit denen Nutzer Inhalte dieses Onlineangebotes innerhalb von LinkedIn teilen können. Sofern die Nutzer Mitglieder der Plattform LinkedIn sind, kann LinkedIn den Aufruf der o.g. Inhalte und Funktionen den dortigen Profilen der Nutzer zuordnen. Datenschutzerklärung von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.. LinkedIn ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000L0UZAA0&status=Active). Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy, Opt-Out: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.